11 Tricks, mit denen ihr euren Papierkram zu Hause endlich bändigt

© Milena Zwerenz

Eigentlich habe ich mein Leben ganz gut im Griff. Ich gehe einer regelmäßigen Arbeit nach, führe ein relativ reges Sozialleben und mein Haushalt ist meistens auch ganz okay. Eine Sache kriege ich allerdings überhaupt nicht hin – und das ist meine private Buchhaltung. Jeden Abend, Woche für Woche, Monat für Monat fällt mein Blick auf einen Schreibtisch, auf dem sich mittlerweile Berge von Papierkram angesammelt haben. Ich schaffe es partout nicht, das Zettelchaos zu beseitigen und Ordnung in meine Angelegenheiten zu bringen. Stattdessen kommen jeden Tag mehr Briefe dazu. Und wisst ihr was? Das ärgert mich wirklich richtig doll. Erst letzte Woche flatterte mal wieder eine Mahngebühr bei mir ein, weil ich irgendeine Rechnung einfach in die Ecke gepfeffert und somit aus meinem Sichtfeld geschoben hatte. Den Originalbrief habe ich schlussendlich nicht einmal mehr wiedergefunden.

Wohlwissend, dass es so nicht weitergehen kann, habe ich mir vorgenommen, dem Chaos auf meinem Schreibtisch nun endlich an den Kragen zu gehen. Nur wie? Während meiner Recherche bin ich auf viele Tipps gestoßen, die fast immer überall auftauchen und sich demnach ja bewährt haben müssen. Ich gehe mal davon aus, dass ich mit meinem Problem nicht allein dastehe und teile meine Ausbeute hilfreicher Tricks gern mit euch. Ordnung soll ja bekanntlich das halbe Leben sein.

1. Ein Zeitfenster schaffen, in dem ihr Klarschiff macht

In meinem Fall hat sich inzwischen ein so großer Papierberg angestaut, dass ich definitiv mehrere Stunden brauchen werde, um mir überhaupt einen Überblick zu verschaffen. Erst danach kann ich mir ein Konzept überlegen, das dann hoffentlich dauerhaft für Ordnung sorgt. Wenn es euch auch so geht, nehmt euch an einem freien Abend oder am Wochenende ein paar Stunden Zeit, in denen ihr Ruhe und Muße habt. Für mich heißt das vor allem: den inneren Schweinehund überwinden in dem Wissen, dass danach schon der größte Batzen geschafft sein wird.

2. Vorbereitung: Aktenordner, Trennblätter & Co. kaufen

Nachdem ihr einen Termin festgelegt habt, solltet ihr euch nun auch mit den nötigen Utensilien und Hilfsmitteln ausstatten, die euch beim Ordnen und Sortieren helfen. Das können mehrere Aktenordner, Trennblätter oder verschiedene Behälter sein, in denen ihr Rechnungen, Verträge und anderen wichtige Unterlagen aufbewahren und verstauen könnt. Gute Vorbereitung ist die halbe Miete, hat mir mal ein schlauer Mensch gesagt!

3. Alle Briefe an einem Ort sammeln

Für die Zukunft erscheint es absolut sinnvoll und hilfreich, alle Briefe und sonstigen wichtigen Unterlagen zunächst zentral an einem Ort zu sammeln. Das hat den Vorteil, dass ihr später nicht wie wild nach verloren gegangenen Dokumenten in jeder Ecke eurer Wohnung sucht müsst. Auch, falls sich mal wieder ein bisschen was anstauen sollte, wisst ihr immerhin wo sich alles befindet. Ich habe mir vorsorglich einen großen Karton mit Deckel gekauft, ihn direkt unter meinem Schreibtisch positioniert und werde von nun an jeglichen Papierkram hier sammeln.

4. Entscheide dich für ein Archivierungssystem

Jede*r von uns hat bestimmte Vorlieben und Strategien entwickelt, wie er oder sie am besten Ordnung hält. Ich habe mich für ein klassisches Ablagesystem in Ordnern entschieden, die ich nebeneinander in einem Regal aufbewahren werde. Innerhalb jedes einzelnen Ordners werde ich noch einmal zusätzlich eine Struktur durch sogenannte Trennblätter anlegen. Alternativ könnt ihr natürlich auch auf Briefablagebehälter oder Schubladenboxen ausweichen. Erlaubt ist hier, was gefällt und euch am praktischsten erscheint.

5. Unterlagen nach Themen sortieren

Nachdem ihr euch einen Überblick verschafft habt, geht es ans Sortieren. Am besten bildet ihr zunächst kleine Häufchen auf dem Boden, die nach Themen oder Sachgruppen geordnet sind. Sprich: Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge und alles, was mit dem Job zu tun hat, kommt beispielsweise auf den Haufen Beruf. Nebenkostenabrechnungen sammelt ihr etwa auf dem Stapel Wohnen. Arztkosten, Krankschreibungen und so weiter könnt ihr auf dem Haufen Gesundheit ablegen, Kontoauszüge, Sparverträge etc. hingegen ordnet ihr dem Themenblock Finanzen zu. Ihr werdet sehen, die Zuordnung nach Sachgruppen verschafft gleich mehr Übersicht. Jetzt müsst ihr die Häufchen nur noch abheften, nach Datum sortieren und den jeweiligen Ordner oder die Ablage beschriften, damit ihr alles wiederfindet.

6. Nur aufbewahren, was aufbewahrt werden muss

Nachdem ihr euren Papierkram nach Themen sortiert habt, geht es nun ans Ausmisten. Viele Unterlagen schlummern über Jahre hinweg in irgendwelchen Ecken, obwohl sie gar keine Relevanz mehr haben und nur unnützer Ballast sind. Verträge, die ihr gekündigt habt, könnt ihr gleich wegschmeißen. Ebenso sämtliche Anschreiben, die keine wichtigen Informationen wie Ansprechpartner oder Kontaktdaten enthalten. Einige Dokumente wiederum sind so wichtig (manchmal sogar überlebenswichtig), dass ihr sie unter keinen Umständen verlieren solltet. Dazu gehören Geburtsurkunden, Zeugnisse, Reisepass, Personalausweis und der Führerschein. Aber auch wichtige ärztliche Gutachten oder Röntgenbilder, Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen, die später einmal für die Rente wichtig sein werden. Auch Arbeitslosenzeiten und Sozialversicherungsbelange sind in diesem Zusammenhang ein Leben lang wichtig.

7. Alte durch neue Dokumente ersetzen

Wenn ihr beim Sichten eurer Unterlagen Dokumente entdeckt, die ihr in mehrfacher Ausführung habt, checkt ob ihr sie wirklich alle benötigt. Oftmals werden uns nach Vertragsverlängerungen oder sonstigen Erneuerungen aktualisierte Versionen zugeschickt. Alte Dokumente, die nicht auf dem neuesten Stand sind, braucht ihr nicht. Ab in den Papierkorb damit.

8. Fehlende Papiere neu beschaffen

Wenn ihr beim Aufräumen bemerkt, dass euch wichtige Unterlagen, zum Beispiel einzelne Gehaltsabrechnungen, fehlen, kümmert euch drum, dass ihr für Ersatz sorgt. Meistens ist das mit einem kurzen Telefonat und der Bitte um erneute Zusendung nämlich kein Problem.

9. So viel Papier wie möglich digitalisieren

Auch wenn ihr nicht drum herum kommt, einen Großteil eures Papierkrams analog abzuheften, könnt ihr die Vorteile der Digitalisierung durchaus für euch nutzen. Es gibt mittlerweile eine Menge hilfreicher Apps und Tools, die euch dabei unterstützen, Ordnung zu halten und ein System in euer Chaos bringen. Der große Vorteil: Ihr könnt jeder Zeit und an jedem Ort auf eure Unterlagen und Daten zugreifen und spart zugleich Platz und Papier. Eine ausgezeichnete App für deine private Buchhaltung ist zum Beispiel Holvi. Das Programm wurde speziell für Freiberufler entwickelt und stellt euch einige nützliche Features und sogar ein Geschäftskonto zur Verfügung, mit denen ihr all eure To Dos im Blick behaltet und digital für Ordnung sorgen könnt. Weitere Tools (inklusive Tauglichkeitstest) für die digitale Buchhaltung findet ihr zum Beispiel hier zusammengestellt.

10. Eine regelmäßige Routine einführen

Wenn ihr bis hier hin gekommen seid, habt ihr das meiste schon geschafft. Jetzt geht es darum, dass ihr regelmäßig dran bleibt. Ich habe mir vorgenommen, einmal im Monat eine Stunde alles abzuheften, was sich angesammelt hat. Ich muss zugeben, dass es mir aus Erfahrung nicht leicht fällt, meine persönlichen Vorhaben so ernsthaft und zuverlässig zu behandeln wie meine beruflichen. Aber ich weiß, dass es mir zukünftig eine Menge Stress, den ich mir immer wieder selber mache, nehmen wird, wenn ich es schaffe, eine Routine in meine private Buchhaltung zu bringen und der Papierberg erst gar nicht mehr so groß wird, dass er unerklimmbar scheint.

11. Sich zur Belohnung etwas Gutes tun

Auch wenn manch einer, der das hier liest, die Problematik vielleicht nicht ganz nachvollziehen kann, so ist das Ganze für mich eine ziemlich große Sache und ja, auch Arbeit. Ich habe mir deshalb vorgenommen, mich nach dem Aufräumen mit einer Kleinigkeit wie einer neuen Zimmerpflanze oder einem tollen Abendessen zu belohnen. Getreu dem Motto: Erst die Arbeit, dann das Vergnügen.

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