5 Tipps, wie du der E-Mail-Hölle entkommst

Ende letzten Jahres habe ich überschlagen, wie viel Zeit ich 2015 mit meinem E-Mail-Postfach verbracht habe. Es waren tatsächlich insgesamt 1 1/2 Monate im ganzen Jahr. Wie viel Zeit ich im Vergleich dazu mit meinen besten Freunden, meiner Familie und mit Dingen verbracht habe, die mich wirklich vergnügen, will ich mir gar nicht ausrechnen. Diese Umfrage von Adobe bestätigt, dass ich damit nicht allein bin.

Hier sind 5 Tipps, die ich in den letzten 3 Monaten getestet habe und mit denen ich der Mail-Hölle zumindest teilweise entkommen konnte.

1. Nutze verschiedene Postfächer für deine Mail-Adressen

Ich habe verschiedene E-Mail-Adressen – Mails, die beruflich nur an mich, andere, die an die allgemeine Kontaktadresse gehen, private Mails und so weiter. Bisher sind alle Mails in einem Stream gelandet – so haben sich private Mails, Team-Nachrichten und Newsletter abgewechselt.

Ich nutze die einzelnen Postfächer nun auch getrennt. Ich entscheide, wann ich private Mails, wann allgemeine Firmenmails und so weiter lese. Dadurch ordnen sich viele Informationen und Aufgaben und ich entscheide, wann ich mich womit beschäftige. Dadurch hat sich das Overload-Gefühl schon sehr verbessert.

2. "Unsubscribe", so viele du kannst

Irgendwo mal ein Flug gebucht, zack, kommen die Angebote der Airline in dein Postfach. Irgendwo mal online bestellt, zack, da eine ungefragte Kaufempfehlung. Nachts wieder ein paar Newsletter abonniert, die man dann aber nie wieder gelesen hat. Klar, man kann die Mail jedes Mal löschen, man kann sich aber auch einfach von dem ungeliebten Newsletter abmelden. Ich habe mich von so ziemlich allen Newslettern getrennt.

Dafür einfach das Wort "unsubscribe" in die Suchmaske eingeben, schon tauchen all die Newsletter auf und dann einfach abmelden. Bei mir hat das zwei Stunden gedauert. Es war herrlich.

3. Bestimme E-Mail-Öffnungszeiten

Man kennt das, wenn man aus dem zweiwöchigen Urlaub zurückkommt. Erst bricht man beim Blick auf die Anzahl der ungelesenen Mails kurz zusammen, dann ist man aber im Vergleich gar nicht so lang damit beschäftigt alles abzuarbeiten. Am nächsten Tag versinkt man wieder im Mail-Strudel.

Mittlerweile habe ich mir Zeitfenster definiert, in denen ich Mails lese. Aus meiner Erfahrung reichen drei Fenster: Ich fange 9 Uhr mit Arbeiten an. Mein erstes Email-Zeitfenster habe ich 10.30 Uhr. Dann noch mal nach dem Mittagessen, weil ich dann meist etwas müde bin, und später noch mal eine halbe Stunde vor Feierabend. Dazwischen schließe ich mein Mailfenster.

Wer es etwas sanfter möchte, sollte zumindest die Abrufzeit von Mails verändern. Man kann sich hier langsam vortasten und mit 15 Minuten starten und dann nach und nach auf eine Stunde gehen. Bei dem Mailprogramm von apple kannst du das über die Einstellungen lösen.

4. Limitiere deine Möglichkeiten 

Für mich gibt es nur genau vier Möglichkeiten, mit einer Mail umzugehen. Das macht es leichter zu entscheiden, was man um Himmels willen mit dieser einen E-Mail machen soll.

1. Antworten. 2. Weiterleiten. 3. Löschen. 4. Archivieren

Alles, was beantwortet oder unbrauchbar ist, lösche ich, der Rest wird archiviert. Hier nutze ich zusätzlich auch die Labelfunktion und gebe bestimmten Oberthemen Fahnen/Farben. Das vereinfacht die spätere Suche. Es gibt natürlich auch viele Mails, die falsch ankommen und die jemand anderes im Team besser beantworten kann; diese Mails leite ich weiter. Am Ende des Tages habe ich bestenfalls eine leere Inbox. Ich schaffe das nicht jeden Tag, aber zumindest jeden Freitag. Und danach ist Wochenende und damit E-Mailfrei.

5. Schreibe bessere Mails

Jede gesendete Mail verursacht wieder neue Mails. Also sind es nicht nur die Anderen, die dich vollspammen, sondern auch du die Anderen und dich selbst.

Ein klarer Betreff hilft deinem Empfänger schon mal beim Erfassen deines Anliegens und später (auch dir) bei der Suche. Also überlege dir einen Betreff so, als würdest du einen Leitz-Ordner beschriften. Definiere mit deinem Team, wer in CC bei welchen Themen stehen soll und befreie auch mal Menschen aus der CC-Hölle, wenn ihre Anteilnahme nicht mehr benötigt wird. (Wenn du selbst in einem Endloss-Thread gefangen bist, hilft die "Ignorieren"-Funktion in deinem Mail-Programm.)

Das wichtigste ist aber: Stelle wenig Fragen und mach dafür viele Aussagen/Ansagen wie möglich. Ein Beispiel: Man hat lange gebraucht, um etwas zu klären, und dann fasst der Andere alles noch einmal zusammen und beendet seine Mail mit "Okay?". Das ist die Hölle. Gerade bei Terminen ist es besser direkt mehrere Optionen zu geben, damit man nicht jeden Termin einzeln erfragen muss.

Zugabe

Andere Tools: Es muss nicht alles über Mails organisiert werden. Gerade in Firmen sind Projektmanagement-Tools wie Asana hilfreich. Für die interne Kommunikation nutzen wir zum Beispiel Slack. Und natürlich hilft es auch manchmal einfach jemanden anzurufen. Für Gmail gibt es Boomerang - damit kann man auch Emails zu einem späteren Zeitpunkt schicken.

Der fiese Trick: Wenn Menschen von unterwegs schreiben, schreiben sie viel kürzere Mails und lassen die Anrede weg. In der Signatur steht dann "von unterwegs gesendet", was für die meisten okay ist. Man könnte das natürlich auch in seine Desktop-Signatur packen und das Unterwegssein vortäuschen. Letztendlich ist das eine Frage der persönlichen Beziehung zu den Kontakten und Geschäftspartnern, die du hast. Aber es hilft einen gerade an stressigen Tagen.

Und: Es gibt auch die Möglichkeit, einfach mal nicht zu antworten und die Mail zu löschen. E-Mail verpflichtet nicht.

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Titelfoto: © hybridlava.com