11 kleine Tricks, wie du auch als Chaot dein Leben (einigermaßen) im Griff behältst

Als ich noch zu Hause wohnte, hatte ich diverse Spitznamen: "Chaos auf Beinen" war einer davon. Der kam natürlich nicht von ungefähr, denn tatsächlich habe ich schon immer Klamotten dort fallenlassen, wo ich sie auszog, Geschirr erstmal nur in die Nähe der Spüle gestellt und wichtige Aufgaben so lange vor mir hergeschoben, bis ich gezwungen war, sie unter Hochdruck und mit Angstschweiß auf der Stirn zu erledigen.

Daran hat sich bis heute nicht viel geändert. Dass ich auf meine Mitmenschen trotzdem wie eine gut organisierte Person wirke und die meiste Zeit mein Leben relativ gut strukturiert verläuft, ist 50% einem gewissen schauspielerischen Talent geschuldet und 50% diesen 11 Tipps, die mir helfen, die Heraus- und Überforderungen des Alltags zu meistern, wenn in meinem Kopf wieder mal nur "Coco Jambo" in Dauerschleife läuft:

1. Kein Multitasking

Seit Jahrzehnten gilt Multitasking als das Geheimnis produktiver Menschen. Aber habt ihr schon mal versucht, euch gleichzeitig den Bauch zu kraulen und euch über den Kopf zu streichen? Eins von beidem gelingt immer nicht so gut, die Qualität bleibt auf der Strecke und man verbringt am Ende doch mehr Zeit mit Nachkorrekturen oder dem schalen Gefühl, ein bisschen gepfuscht zu haben. Für mich funktioniert daher am Besten, mich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, sie zügig abzuarbeiten und dann mit der nächsten Sache weiterzumachen.

2. Die 1-Minute-Regel

Diese Regel ist so einfach wie effektiv: Erledige alles sofort, was weniger als 1 Minute dauert. Das kann ein Anruf sein, ein Gang zum Kopierer, eine schnelle Recherche oder etwas so Banales wie den Papierkorb zu leeren. Kleine Dinge vor sich herzuschieben kostet unterbewusst mehr Kraft, als einfach kurz die Hürde zu überwinden und es sofort zu tun. So häufen sich im Laufe des Tages auch nicht so viele unzusammenhängende Aufgaben an, die den Arbeitsfluss behindern.

3. Die 20-Minuten-Regel

Am Schwersten ist oft der Anfang. Was mir beim Überwinden einer massiven Schreibblockade bei meiner Abschlussarbeit geholfen hat, ist bis heute der ultimative Trick, um den Einstieg in eine neue Aufgaben zu finden, mit denen man sich schwer tut. Dazu stelle ich einen Timer auf 20 Minuten und vereinbare mit mir selbst, dass ich nur diese 20 Minuten an der Aufgabe arbeiten muss. Danach kann ich eine Pause oder etwas anderes machen. Was bisher ohne Ausnahme passiert ist: Zu dem Zeitpunkt, als der Wecker klingelte, war ich bereits so weit eingearbeitet, dass ich gar keine Pause machen wollte. Magic!

4. Analoge und digitale Organisationsmethoden testen

Jahrelang habe ich versucht, ein cooler Digital Native zu sein und meine Termine und Aufgaben mit digitalen Kalendern und Organisationsapps wie Evernote oder Out of Milk zu koordinieren. Was regelmäßig dazu führte, dass ich oft völlig den Überblick und das Gefühl für einen (zu) vollen Tagesablauf verlor. Seit ich angefangen habe zu beobachten, wann ich gut mit digitalen Übersichten arbeite und wann ich lieber altmodisch auf Papier schreibe, vermischen sich in meinem Kopf nicht mehr Daten und Uhrzeiten zu einem verwirrenden Terminmüsli.

5. Das Verknappungsprinzip

Klingt erstmal kontraproduktiv, kann aber in Wirklichkeit die geniale Lösung für Prokrastinierkönige und Aufschiebequeens sein: Statt sich ganz viel Zeit für etwas einzuräumen, hilft es ungemein, die Zeit dafür noch zu verknappen. Zum Beispiel: Wenn um 13 Uhr eine Deadline ansteht und man Gefahr läuft, sie zu vermasseln, verabredet man sich um 12.45 Uhr zum Lunch und erhöht so einerseits den Druck, vorher fertig zu werden, belohnt sich aber auch gleichzeitig.

6. To-Do-Listen sparen

To-Do-Listen sind super, aber gleichzeitig auch tückisch. Einerseits helfen sie natürlich, den Überblick zu bewahren, aber wenn ich mir jede Kleinigkeit auf einen Zettel schreibe, suggeriere ich mir selbst, ein Hirn wie ein Sieb zu haben – was am Ende nur unsicher und abhängig von den kleinen Zettelchen macht. Wer schonmal alte To-Do-Listen gefunden hat, wird feststellen, dass die wirklich wichtigen Dinge erledigt sind und die nicht erledigten Punkte sich rückblickend als absolut irrelevant herausgestellt haben. Insofern: Dinge aufschreiben, aber nicht völlig das Vertrauen in seine geistigen Fähigkeiten verlieren.

7. Ohne schlechtes Gewissen Pausen machen

Klingt wie der langweiligste Tipp ever, aber wie oft ertappen wir uns dabei, stundenlang verbohrt an etwas zu sitzen und uns insgeheim zu sagen "Ich mache erst eine Pause, wenn das hier fertig ist"? Dabei ginge es oftmals viel leichter und würde sich weniger anstrengend anfühlen, wenn man mal kurz eine Pause einlegen würde, um den Kopf freizubekommen, den Körper wieder mit der nötigen Energie in Form von Essen, Trinken und Bewegung oder Entspannung zu versorgen und dann mit frischer Kraft weiterzumachen. Ist unglamouröser als rauschhaftes Arbeiten, aber effektiver und gesünder.

8. "Nein" sagen

Die schwerste Übung. Aber auch eine, die den Arbeitsalltag im Job oder an der Uni um ein vielfaches vereinfachen wird. Bei allen Angeboten, Aufgaben und Anfragen, bei denen sich sofort ein innerer Widerstand regt: Nicht machen. Höflich, aber bestimmt absagen, sich nicht wortreich entschuldigen und sich auf die Dinge konzentrieren, auf die man wirklich Lust hat.

9. Das Schlimmste zuerst angehen

Bäh. Dieser Tipp ist bitter wie Hustensaft, aber wer es schafft, die wirklich unangenehmen Aufgaben gleich als erstes anzugehen, wird danach mit einem unvergleichlich guten Erfolgsgefühl belohnt, dessen Energie einen den restlichen Tag über beflügeln kann. Sich mit einer angekoppelten Belohnung zu motivieren kann auch helfen, ich neige allerdings dann dazu, mich selbst auszutricksen. Augen auf und durch ist die Devise!

10. Prioritäten setzen

Wo wir gerade von wichtig und unwichtig reden: Eine lange Liste an Aufgaben sieht sehr viel weniger bedrohlich und überfordernd aus, wenn man die einzelnen Punkte nach Priorität sortiert und sich auf 3-5 unbedingt zu erledigende Must-Do's beschränkt. Der Rest ist Kür und gibt ein Sternchen im Fleißheft oder landet am nächsten Tag mit höherer Priorität nochmal auf der Liste.

11. "Ja" sagen

Umgekehrt kann auch "Ja" sagen manchmal schwer fallen. Zum Beispiel auf die Frage, ob man Hilfe braucht oder ob man nicht lieber zum Mittagessen mit rauskommen möchte, statt verbissen an etwas weiterzuarbeiten. Die Ohren sensibel zu machen für solche Angebote von außen ist ein wichtiger Schritt, um gut im Einklang mit sich selbst und anderen zu arbeiten und nicht sich nicht unter seiner Stressglocke zu verkapseln.